BESLUTSPUNKT 2
Samtliga uppgifter från fas 2 skall vara utförda
3.1 INTERNGRANSKA LEVERANER
Syfte
Syftet är att kvalitetssäkra våra leveranser och i samma stund sprida kompetens och idéer med våra medarbetare
Uppgift
Inom alla våra uppdrag finns det leveranser, dessa ser olika ut.
Samtliga leveranser från oss ska ha fått feedback från minst 1 annan medarbetare, innan den kommuniceras till kund.
Det kan ex. Vara BIM-manual, granskningsprocess, Objektspecifikation, rutiner för ärendehantering Etc.
3.2 UPPFÖLJNING INTERNT
Syfte
Att styra våra uppdrag
Uppgift
Den interna uppföljningen är ett möte med samtliga medlemmar i uppdraget. Du som UA är sammankallande och driver mötet.
Innan mötet måste du som UA ha gjort en sammanställning av månaden, med avseende på
EKONOMI
Kontrollera hur fakturering per aktivitet (WBS) stämmer mot budget.
RESURSER
Stäm av hur resurserna trivs i uppdraget, är uppgifterna svåra/lätta ?
Finns det några knepiga kundrelationer?
Behövs stöd?
TID
Hur stämmer leveranserna mot tidplanen? Levererar vi?
3.3 UPPFÖLJNING KUND
Syfte
Att säkerställa en kundresa i världsklass.
Uppgift
Avstämning med kund bör göras regelbundet avseende leveranser, ekonomi och kundnöjdhet. Hur dessa avstämningar ser ut skiljer sig med uppdragens längd.
Uppföljningen kan ske via telefonsamtal, fysiskt möte, undersöknings enkät eller annat kreativt påfund. Gemensamt är att det ska dokumenteras och sparas mall för detta ska tas fram.
Underlag för avstämning tas fram av UA en gång per halvår, för kortare projekt. varje år för längre projekt.
Ibland är det aktuellt att göra en uppföljning på en specifik leverans, ex. digital granskning och hur det har upplevts. Att mäta leveranser ger oss ett bra underlag för införsäljning till framtida kunder och bör dokumenteras xx
3.4 FAKTURERA
Syfte
A money making moment.
Uppgift
Fakturering ska ske månadsvis i uppdrag där timpris gäller, om inte annat överenskommit.
Vid fastpris utgår man från debiteringsplanen som finns med i offerten, om inte annat överenskommit.
Fakturering utförs varje månad, vilket sista datum kan vara kundberoende men senast den xx varje månad.
Fakturan bör motsvara den ekonomiska kalkylen. Har dina resurser arbetat snabbare än väntat? Då tar du betalt det som är kommunicerat med kunden i budgeten.
3.5 HANTERA ÄNDRINGAR
Uppgift
När uppgifter i uppdraget tillkommer eller förändras behöver vi hantera detta. För oss innebär det ev. en annan resurs, en justerad tidplan och en justerad budget.
Oavsett hur formellt beställaren vill att vi hanterar frågan så behöver vi hantera förändringen på ett strukturerat sätt internt. Detta för att säkerställa att vi jobbar med rätt saker.
Checklista
Uppdatering av WBS
Uppdatering av tidplan
Uppdatering av kalkyl
Kommunicera med kund